Neste artigo, abordaremos as 10 etapas que você pode seguir para iniciar com êxito uma solução do Apps Script. O Google Apps Script é um ambiente de desenvolvimento SaaS baseado em nuvem incorporado ao Google Workspace que permite a automação de processos (criar scripts) tarefas comuns do Workspace. Também permite a troca de dados com soluções de terceiros e integra-se ao ambiente Appsheet (sem código).
- Identificação
A pergunta mais óbvia a ser feita para identificar um caso de uso potencial:
Existe uma tarefa repetitiva onde uma ou mais das seguintes afirmações se aplicam?
“Não gosto de fazer isso porque é demorado, não é desafiador, não é o negócio principal e é ineficiente. Também é complexo e sujeito a erros.
Posso terminar usando um ou mais apps do Google Workspace?”
- Avaliação do processo
A seguinte questão deve ser considerada:
Qual é o retorno do investimento (ROI) se eu automatizar esta tarefa?
Você pode investigar o ganho potencial de tempo para calcular o ROI. Não se esqueça de levar em consideração o custo de erros ou enganos. Isso fornecerá uma imagem clara do ROI potencial do seu projeto. Isso permitirá que você e sua equipe tomem uma decisão sim/não. Caso o projeto seja aprovado, você pode utilizar o cálculo do ROI para estabelecer um orçamento específico (contração) para ele.
IN → QUEM, QUANDO E POR QUE → OUT
A etapa seguinte é analisar o processo (as ações) que você deseja automatizar. Descreva todas as entradas e saídas, bem como quem e quando o processo deve ser realizado. Seja crítico e sempre pergunte “Por quê?” para garantir que todas as ações (ainda) são válidas e necessárias.
- Melhoria de processos
Informações adicionais devem ser coletadas nesta etapa. Devem ser exploradas oportunidades para melhorar o(s) processo(s) envolvente(s): Examine os detalhes (técnicos) do processo ou tarefa que pretende automatizar e veja se o(s) passo(s) ou tarefa anterior(es) e/ou seguinte(s) também pode(m) ser incluído(s). Para determinar se você incluiu todos os processos circundantes, faça as seguintes perguntas:
- De onde vêm as entradas?
- Qual é a finalidade da saída?
- O que causa a execução?
- Podemos incorporar as etapas anteriores/seguintes ao fluxo de trabalho?
Nesta etapa, é fundamental detectar quaisquer exceções potenciais.
- Projeto de automação de processos com Google Workspace
Com base nas informações coletadas, podemos agora projetar a automação de processos com Google Workspace em um ambiente irrestrito:
entrada – procedimento – resultado
Considerações/restrições de segurança devem ser incorporadas no projeto, bem como um escopo para exceções detectadas.
- Demonstração de conceito (PoC)
Esta etapa envolve validar, comprovar e obter aprovação para esta tecnologia (Apps Script). Você determina se a tecnologia é adequada para realizar o processo necessário e se produzirá os resultados desejados para o público-alvo.
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- Personalização
Quando a prova de conceito for aprovada, ela deverá ser disponibilizada ao usuário final. Você deve definir elementos como estes:
- Como será disponibilizado ao usuário? Qual será a aparência da UI (interface do usuário) do usuário final?
- Que mudanças podem/irão ocorrer no ambiente?
- Quais exceções devem ser tratadas?
As respostas a essas perguntas fornecerão as informações necessárias para projetar, configurar e implementar quaisquer parâmetros de UI (elemento). Isso determina o que deve ser ajustado (pelo usuário ou administrador) para tornar a solução adequada e adaptável às necessidades dos usuários finais sem o envolvimento de um desenvolvedor.
Exceções e tratamento de erros também devem ser planejados nesta fase. Determine quando e como você lidará com esses erros. Os requisitos de registo e rastreabilidade são opcionais e devem ser considerados e anotados.
- O Ciclo de Vida
O ciclo de vida dos dados e da funcionalidade é avaliado nesta fase para que possa ser levado em consideração durante o desenvolvimento. Defina os seguintes elementos do ciclo de vida:
- Ciclo de vida dos dados: por quanto tempo os dados devem ser mantidos? Quando os dados se tornam obsoletos? Você precisa de procedimentos para limpar, arquivar ou fazer backup dos dados?
- Versionamento: É necessário acompanhar as mudanças nas funcionalidades, como aquelas relacionadas à manipulação de dados? Há planos para recursos futuros adicionais?
- Disseminação
Existem várias maneiras de “distribuir” ou “apresentar” funcionalidades ao usuário final:
- editor de documentos/modelos vinculado como uma biblioteca na forma de um aplicativo independente (web)
- Complemento do editor integrado do Appsheet (privado/público)
- Suplemento de espaço de trabalho (privado/público)
Quando as etapas anteriores forem concluídas, ficará claro qual opção é a melhor. As escolhas anteriores podem limitar as opções, mas não devem ser obrigatórias. Um híbrido de diferentes opções é mais comum do que uma exceção para soluções complexas.
- Avanço
Parte do desenvolvimento começou na etapa 5, mas a parte principal e final deve ser concluída após a conclusão de todas as etapas anteriores. Qual é o motivo? Se as etapas anteriores não forem levadas em consideração ou forem concluídas após o desenvolvimento, o esforço de desenvolvimento ficará comprometido e poderá exigir um retrabalho completo ou (na pior das hipóteses) ser descartado.
10. Configuração de suporte e manutenção
É fundamental planejar, projetar e orçar:
- documentação (de código e funcionalidade)
- Canais de suporte (para usuários finais)
- Procedimento para autoatendimento (para usuários/administradores)
Isso garante que a funcionalidade possa ser mantida em um ambiente em constante mudança.
O que vem depois?
Após a implementação e a adição de intervalos regulares, voltamos ao Passo 1 e procuramos:
- possíveis melhorias
- Correções de bugs para tratamento de exceções
- funcionalidades adicionais
Conclusão
Seguir essas dez etapas deve ajudá-lo a criar uma solução de longo prazo para automatizar suas tarefas sem adicionar mais sobrecarga e economizar tempo.
