O objetivo dos gestores da empresa em todas as negociações é maximizar o tempo e tornar as operações da empresa mais simples e rápidas. Por isso, implementar ferramentas colaborativas como o Google Workspace é uma forma de todos os funcionários colaborarem, compartilhando documentos como plantas, textos e apresentações.
Isso dá à liderança da equipe uma qualidade dinâmica ao seu trabalho. Isso porque tais ferramentas possibilitam o acompanhamento de documentos e processos em tempo real e dão às equipes uma visão mais abrangente do trabalho que estão realizando.
Este artigo irá ajudá-lo a entender o assunto mais completamente. Você obterá uma compreensão mais profunda da função que as ferramentas do Google Workspace desempenham em uma organização depois de ler este texto. Compreende as finalidades da sua utilização e recebe conselhos cruciais na gestão de uma equipa de colaboradores.
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Qual é a função do Google Workspace nas organizações?
Fazer uma gestão eficaz de equipes é um dos maiores desafios dos executivos das empresas. A rotina diária de trabalho envolve tarefas complexas como buscar formas de integrar a comunicação interna e delegar atividades de qualidade, além de acompanhar o andamento dos projetos individuais da empresa e das equipes.
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Uma ferramenta que pode ajudar nesse sentido é o Google Workspace, que pode melhorar o desempenho e a eficiência da equipe por meio do gerenciamento da agenda da equipe. Isso se deve ao fato de que esse recurso, em sua forma mais simples, reúne um conjunto de ferramentas e programas que visam aprimorar a produção e a organização de trabalhos escritos, além de centralizar os documentos e o fluxo de informações.
Quais são as principais ferramentas capazes de melhorar a gestão de equipes
Existem várias ferramentas que podem ser aplicadas a tarefas específicas, desde o desenvolvimento de um texto para marketing de conteúdo até a apresentação de uma proposta a potenciais investidores. Esses recursos auxiliam muito os gestores na organização e delegação de tarefas, bem como no monitoramento e reporte de resultados.
Acompanhe abaixo uma descrição melhor de alguns desses recursos.
1. Google Meet e Gmail
Independente do tamanho do negócio ou da quantidade de funcionários, ter uma comunicação eficaz é essencial para obter bons resultados. Por causa disso, o Gmail é uma ferramenta que permite uma variedade de atividades além de apenas enviar e-mails. Com ele fica simples criar marcadores para envio rápido de mensagens, pastas para organização de e-mail, prints e links.
Esse tipo de atividade pode ser realizada por meio de anexos ou diretamente no Google Drive, possibilitando a coordenação com as equipes e o armazenamento de informações e documentos. Um drive compartilhado pode facilitar o acesso aos documentos, pois as informações podem ser divididas de forma muito prática para todos os interessados.
No caso de reuniões, o Google Meet pode ajudar a facilitar uma comunicação efetiva e imediata, permitindo que gerentes e membros da equipe se conectem praticamente sem trocar de tela, mesmo na forma de vídeos. Você também pode usar o bate-papo do Google Workspace para comunicações mais rápidas que não exigem que toda a equipe pare de trabalhar.
2. Google Drive
A ferramenta Google Drive do Google Workspace é muito intrigante. Neste espaço virtual é possível criar diversas pastas e armazenar documentos em diversos formatos de arquivo, tornando-os acessíveis aos usuários com as devidas permissões. Ou, admissão específica para cada funcionário em função da função que desempenha.
Esse recurso é ótimo para manter todos os materiais e documentos diários em um só lugar, de fácil acesso e armazenados em um sistema fácil de usar e navegar. Isso permite uma melhor compreensão do controle de versão ou quem modificou o quê e quando.
Outro fator importante para as empresas que utilizam o Google Drive é a maior segurança com relação aos documentos armazenados. À medida que os servidores do Google Workspace são usados, a probabilidade de perder qualquer informação diminui drasticamente porque o armazenamento não é mais local. Além disso, a vantagem de poder acessar de qualquer lugar com conexão à internet favorece o trabalho remoto dos integrantes da equipe.
3. Google Docs e outras ferramentas colaborativas
As ferramentas de colaboração no Google Workspace são divididas em documentos de edição de texto (muito semelhantes ao Word), planilhas (semelhantes ao Excel) e ferramentas de apresentação de slides e propostas (semelhantes ao PowerPoint). Os links para essas ferramentas estão prontamente disponíveis no Google Drive em um formato fácil de usar.
Um benefício desses recursos é a capacidade de salvar documentos em tempo real e a opção de compartilhar o documento com colegas de trabalho. Com isso, é possível editar documentos e planos de forma transparente e ágil, facilitando a comunicação da equipe e possibilitando o acompanhamento das atividades pelos gestores. Como resultado, é possível visualizar as fases e os responsáveis por elas, bem como quem teve acesso aos conteúdos e os modificou.
4. Google Agenda
A Agenda do Google permite que os membros da equipe reservem horários em suas agendas para criar e compartilhar agendas de compromisso de maneira fácil, rápida e visual. Com isso, agendar uma reunião e enviar convites para quem deve comparecer torna-se um processo digital e simples de gerenciar, evitando que a equipe esqueça seu compromisso.
Outra vantagem é a possibilidade de designar agendas específicas para cada tema ou tarefa, permitindo a repetição de reuniões ao longo dos meses. Isso ajuda na organização da equipe, pois todos os compromissos ficam guardados no mesmo lugar e acessíveis a todos. A palavra de ordem neste caso é compartilhar.
5. Google Sites
Esta ferramenta é perfeita para criar rapidamente a intranet da empresa. O pouco conhecido Google Sites ainda não está sendo usado tanto pelos administradores quanto poderia. Gastar tempo aprendendo a usar melhor esse recurso pode ajudá-lo a se comunicar com a equipe e criar oportunidades de interação.
Outras ferramentas que facilitam o gerenciamento do dia a dia dos gerentes também estão disponíveis no Google Workspace. Ou seja, simplificar e tornar mais prática a rotina de gerenciamento das atividades, maximizando o tempo disponível.
