À medida que avançamos para 2022, fica claro que as reuniões híbridas serão uma parte fundamental de como milhões de pessoas em todo o mundo realizam seu trabalho. A equipe do Google Workspace passou muito tempo no ano passado aprimorando nossas ferramentas, especialmente o Google Meet, para pessoas que usam ferramentas on-line e off-line.
Novos recursos, como cancelamento automático de ruído, novos planos de fundo virtuais e ajuste automático de luz, ajudam a manter o foco nas pessoas e garantem que todos possam ser vistos e ouvidos em uma reunião híbrida, não importa como ou onde estejam participando.
O Google também passou muito tempo no ano passado desenvolvendo as próprias boas práticas como equipe para tornar as reuniões híbridas mais inclusivas. Ele usa as atualizações mais recentes das ferramentas do Google Workspace, como Agenda e Spaces to Meet.
Usando o modo Companion em reuniões híbridas
Anunciamos com antecedência que o Google Meet teria um “modo Companion” em 2021. Esse modo visa conectar as pessoas na sala de conferência com seus colegas de equipe que não estão lá, dando a todos acesso a recursos avançados de host e participação e tornando a maioria das conferências de áudio e vídeo na sala.
Agora, você pode usar o modo Companion no notebook enquanto estiver conectado ao hardware do Google Meet ou ao Nest Hub Max em uma reunião. O modo Companion, que agora está disponível para todos, permite que você use recursos e controles interativos como bate-papo, compartilhamento de tela, levantamento de mãos, enquetes, controles de host e muito mais, mantendo seu vídeo e áudio desligados para evitar feedback com o hardware da sala de conferência. Você também pode ativar legendas e traduções no idioma de sua preferência e assistir de perto as apresentações em seu próprio dispositivo.
Você pode usar o modo Companion para ingressar em uma reunião na página inicial da reunião ou acessando g.co/companion. Se você deseja compartilhar conteúdo imediatamente, pode usar g.co/present para entrar na reunião e apresentar no modo complementar ao mesmo tempo.
Cada reunião híbrida pode incluir mais pessoas e mais pontos de vista se as equipes usarem o modo complementar.
Agendando reuniões
Com tantas equipes e fusos horários diferentes, pode ser difícil encontrar um horário para uma reunião que funcione para todos. Seguimos algumas regras para envolver o maior número de pessoas:
– Incentive os membros da equipe a adicionar suas horas de trabalho, localização e tempo de foco aos seus calendários para que a programação possa levar em consideração coisas como saúde, obrigações pessoais ou cuidados infantis.
– Convide apenas as pessoas que precisam estar lá, mas tente alcançar muitas pessoas. Em caso de dúvida, convide as pessoas, mas deixe-as decidir se querem vir.
– Escolha uma data e hora que funcione para a maioria das pessoas. Ao fazer planos com áreas que estão em fusos horários diferentes, alterne quais equipes precisam ficar até tarde ou acordar cedo para fazer a chamada funcionar. Você também pode escolher um dia por semana para reuniões globais para que as pessoas possam planejar suas agendas de acordo com isso.
– Crie um compromisso no Agenda com pelo menos 24 horas de antecedência para que as pessoas possam decidir se querem vir e ter tempo para se preparar. Gosto de colocar o objetivo da reunião na agenda, como: “Esta reunião será um sucesso se tivermos quatro grandes ideias durante a sessão de brainstorming”.
– Quando as pessoas responderem ao convite do Agenda, peça que digam onde estão. Se concordarem, podem escolher entre “em uma sala de reunião” ou “participando virtualmente”. Isso ajuda todos, incluindo a pessoa que está planejando o evento, a saber o que esperar.
– Considere se revezar como líder e tomar notas. Isso facilita o trabalho de uma pessoa e dá a outras pessoas a chance de participar mais plenamente.
Preparando-se para se encontrar com os Spaces
No ano passado, adicionamos o Spaces ao Google Workspace como um local central para as equipes trabalharem juntas. O Spaces funciona bem com ferramentas como Gmail, Agenda, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Meet e Tarefas. Isso torna mais fácil para as pessoas falarem sobre tópicos específicos, compartilhar conhecimentos e ideias, levar projetos adiante e construir comunidades e cultura de equipe.
Quando é hora de se preparar para uma reunião, os espaços são muito úteis. Os participantes podem ver qualquer documento ou apresentação de fundo em seu próprio ritmo, dependendo de onde estão e como gostam de trabalhar. Eles podem então fazer perguntas ou fazer sugestões para a equipe no Espaço. Todas essas informações e conversas são salvas para que possam ser usadas novamente no futuro.
Durante as reuniões
Quando vão bem, as reuniões híbridas não parecem duas conversas separadas que acontecem na sala e online. Fazemos o seguinte para evitar que pareçam eventos separados:
– Quando os membros da equipe virtual ingressarem em uma reunião, reconheça-os e use os primeiros 5 minutos para conhecer a equipe e fazer o check-in. Algumas equipes do Google iniciam suas reuniões reproduzindo um vídeo interessante ou inspirador do YouTube ou fazendo uma pergunta à equipe, como ” Qual foi a sua coisa favorita para comer neste fim de semana?”
– Faça com que a pessoa responsável por fazer anotações crie e use um documento de anotações pré-preenchido do convite do Agenda e compartilhe-o com as outras pessoas que estão indo para a reunião. Se pessoas importantes não puderem comparecer, você pode gravar a reunião para elas.
– Em reuniões com três ou mais pessoas, diga às pessoas nas salas de conferência para usar o modo Companion e o recurso de levantar a mão no Google Meet antes de falar.
– Mesmo com o modo Companion, pode ser difícil para as pessoas fora da sala entrarem na conversa. O líder deve dar às pessoas que estão longe muitas chances de falar.
– Não tenha conversas paralelas “na sala” que possam deixar de fora os membros da equipe virtual. Além disso, incentive o uso das legendas traduzidas recentemente lançadas para tornar as barreiras linguísticas menos problemáticas.
– Dê às pessoas mais de uma maneira de dizer o que pensam. Nem todo mundo se sente à vontade para falar em uma reunião de grupo, portanto, peça feedback no documento da agenda ou por meio de bate-papo, perguntas e respostas e pesquisas.
– Em vez de um quadro branco físico na sala de conferências, use o Jamboard ou o aplicativo Jamboard para que todos possam vê-lo e adicioná-lo.
Após as reuniões
À medida que nossas equipes se espalharam nos últimos dois anos, muitos de nós se cansaram das reuniões. Para garantir que as pessoas que participam das reuniões sintam que seu tempo foi bem gasto, sugerimos:
– Envie uma nota de agradecimento a todos e pergunte se eles têm mais algum feedback.
– Envie notas, gravações, itens de ação e decisões para todos que precisam saber, especialmente aqueles que não puderam comparecer.
– Considere colocar todos os materiais da reunião no espaço da equipe ou do projeto para que os membros da equipe que não puderam comparecer ainda possam ajudar.
– Para reuniões que acontecem mais de uma vez por ano, use o Formulários Google para pesquisar pessoas a cada três meses e pergunte como a reunião pode ser mais produtiva e incluir mais pessoas. Você pode até fazer uma pesquisa anônima que pergunte se as reuniões devem mudar de duração, com que frequência elas acontecem ou até mesmo sobre o que são.
Envolvendo mais pessoas e trabalhando juntas em todas as reuniões híbridas
Conforme descobrimos em nossa recente pesquisa global, à medida que os modelos de trabalho remoto e híbrido continuam mudando, funcionários de todo o mundo estão procurando novas maneiras de trabalhar e se conectar uns com os outros e com suas organizações. As equipes podem se sentir mais conectadas, não importa onde ou como trabalhem juntas, se tiverem um plano de como ter reuniões mais inclusivas e colaborativas.
Acompanhe as maneiras pelas quais o futuro do trabalho está mudando.
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